各二级学院：

为贯彻落实《人力资源社会保障部办公厅 教育部办公厅关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》（人社厅发〔2023〕20号）文件精神，依照我校毕业生档案管理工作实际，现将山西工程科技职业大学2026届毕业生档案转寄工作有关事项通知如下，请各二级学院高度重视，认真组织落实，确保各项工作有序推进。

一、工作日程安排

（一）2026届毕业生档案转寄工作自2026年6月22日起全面启动，6月29日至7月3日集中完成毕业生档案装档、移交及邮寄工作。

（二）毕业生档案政审工作，请各二级学院提前联系档案馆（校史馆）学生档案室预约接洽，联系电话：0351-5678062。

二、具体要求

（一）信息核对。各二级学院须认真校对毕业生个人信息，确保档案材料齐全、真实有效、准确无误。

（二）封装要求。整理2026届毕业生相关材料装入个人档案袋后，统一密封盖章。

（三）装档材料清单。毕业生装档材料包括以下内容：

  1. 入学前学校档案材料；

  2. 考生报名登记表；

  3. 考生信息表；

  4. 考生体检表；

  5. 考生电子档案（个别学生）；

  6. 录取通知书；

  7. 入学体检表；

  8. 学籍卡（1份）；

  9. 毕业生成绩单；

  10. 学士学位证明（本科生）；

  11. 毕业生登记表；

  12. 奖励材料；

  13. 处分材料；

  14. 档案转递通知单；

  15. 其他材料。

为保证毕业生顺利就业，以上材料须全部为原件，且真实有效。其中第15项“其他材料”如有疑问，可咨询学生档案室甄别后装入。装档时，须认真核对所有材料确系同一人所有，档案袋封面信息（姓名、学号、班级）与所装材料须一一对应、核实无误（请特别注意同名同姓者）。

（四）档案移交对接。以班级为单位，依据新生档案移交时签字的《山西工程科技职业大学学生档案移交明细表》，对本班以下三类档案与学生档案室进行移交对接：①未按时毕业的毕业生档案；②专升本至本校的毕业生档案；③需邮寄的毕业生档案。

（五）邮寄信息填写。各毕业班辅导员须依据毕业生填报的《学生档案邮寄信息交接表》，以班级为单位，按照表内详细投递地址为毕业生办理档案邮寄。

（六）专升本至本校档案交接。专升本至本校的毕业生档案，由各毕业班辅导员发放至毕业生本人手中，并叮嘱其切勿擅自拆封，待开学后交至本科辅导员处。

（七）研究生调档函。各毕业班辅导员须将本班研究生调档函原件（注明：姓名、学号、班级、联系电话）交回档案馆（校史馆）学生档案室存档。

（八）快递单号反馈。档案邮寄完成后，各毕业班辅导员须将快递单号统一发送至各毕业班级群，方便学生自行跟踪查询。

（九）到档确认。毕业班辅导员须提醒学生，在档案寄出后一个月内，毕业生本人须主动联系档案存放单位，确认档案是否已妥收。

毕业生档案转寄工作事关学生个人信息安全及切身利益，请各二级学院高度重视，各位毕业生认真对待，严格按要求填写《学生档案邮寄信息交接表》，确保档案转寄准确无误。

附件: 1.《学生档案邮寄信息交接表》

           2.《高等学校毕业生档案转递单》

                                                                                   档案馆(校史馆)

                                                                                   学生档案科

                                                                                   2026年6月22日