第一章 总则

第一条 为了进一步做好学校部门立卷工作，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）相关规定和要求，结合学校实际，特制定本实施细则。

第二条 部门立卷是指各部门、二级学院（以下称各单位）将上一年度在工作中形成的具有查找利用价值的档案材料（党政类档案除外），按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给学校档案馆。属于党群、行政类档案范围的各单位须根据《山西工程科技职业大学实体分类方案（试行）》和《山西工程科技职业大学部门归档范围和保管期限表（试行）》规定来分类、整理、归档。本办法适用于以卷归档的教学、科研、财会、基建、设备、出版、外事等档案材料。

第二章 立卷工作

第三条各单位要根据学校部门归档范围及保存期限的要求，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的具体指导下，由兼职档案员进行立卷工作。

第四条 兼职档案员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，为年终档案人员指导调整定卷奠定基础。

第五条 以卷归档的教学、科研、财会、基建、设备、出版、外事等档案保管期限分别为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第六条 案卷的质量要求

（一）各门类档案的质量要求，总的是应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

（二）卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

（三）管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：正本与定稿、正文与附件、原件与复制件、转发文与被转发文均为一件，排列顺序是正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、复制件在后；转发文在前、被转发文在后。请示与批复作为两件，批复在前，请示在后。

（四）卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

（五 ）原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时可分别组成若干卷，每卷不超过200页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容分别组成薄卷。不同年度的文件材料不得一起立卷。

（六）卷内文件材料按顺序排好后，均以有书写内容的页面编写页号。 单面书写的文件材料在其右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

（七）立卷材料应是原件。要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制并与原件放在一起。

（八）超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

第七条 立卷的具体方法

（一）三分三注意立卷法

分年度，注意文件材料内容针对的时间；分问题，注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料；分保管价值，注意立足本部门和维护问题的完整性。

（二）一事一卷立卷法

以一件事或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一项工作、一种活动所形成的文件，均可单独组合一卷。

（三）专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案（教学、科研、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

第八条 立卷程序

案卷整理按初立卷、预审定卷、录入和编号、装订、编目等程序进行。兼职档案员负责完成初立卷、预审定卷和录入工作，档案馆负责编号、装订和编目等工作。

（一）初步立卷

各兼职档案人员要按照本单位业务工作类别列出相关的立卷类目，将平时积累的需要归档的文件材料初步立成案卷。

（二）预审定卷

对已完成初立卷的单位，由学校档案馆负责进行审查，审查的主要内容如下：

1.材料是否收集齐全。

2.分类是否准确。

3.卷内文件排列是否合理。

4.页号编写是否正确。

对不符合要求的案卷，由兼职档案员负责进行补充收集和调整，并在档案人员的指导下完成定卷。

（三）录入和填写备考表

1.录入卷内文件目录

各兼职档案员对预审定卷后的案卷材料要逐件录入档案网络管理系统，形成并打印《卷内目录（全引）》（附件一）。卷内目录包括案卷题名、档号、保管期限、序号、文号、责任者、题名、日期、页码、备注等十项。卷内文件目录置于卷内文件之前。卷内文件目录录入要求如下：

（1）案卷题名填写要简明、完整、准确揭示卷内文件材料的内容。

（2）档号填写和《山西工程科技职业大学各部门归档范围和保管期限表（试行）》对应档号相一致。

（3）保管期限分别为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

（4）序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。

（5）文号应填写文件材料的发文字号或图样的图号，或设备、项目代号。

（6）责任者应填写文件材料的形成部门或主要责任者，即文件的发文机关或署名者。

（7）题名应填写文件材料的全称。

（8）日期应填写文件材料的形成日期。

（9）页码应填写文件材料首尾页上标注的页号。

2.填写备考表

备考表中说明包括卷内文件材料的件数、页数以及在组卷中需要说明的问题等。立卷人应由责任立卷人签名，立卷日期应填写完成立卷的日期，检查人应由案卷质量审核者签名，检查日期应填写审核的日期。

（四）编号、装订和编目

档案馆对部门移交的案卷材料进行验收整理后，统一编制案卷封面并装订，然后编制案卷目录检索工具，最后入库上架保存。

1.案卷封面编制要求：

（1）案卷题名必须简明、完整、准确揭示卷内文件材料的内容，一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。一般写在卷面，不超过50字。

（2）立卷单位应填写文件材料形成部门或文件材料组卷部门或项目负责部门。

（3）起止日期应填写案卷内文件材料形成的起止日期。

（4）保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

（5）密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。

（6）档号应填写全宗号、分类号（项目代号）、案卷号。

（7）档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码.

2.案卷装订要求：

（1）文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式，装订用三孔一线。图纸可不装订，但同一项目应统一。

（2）单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档案号章。档号章内容有：档号、序号。

第九条 归档时间和手续

（一）各部门于次年6月底前归档。

（二）各学院本年度学籍档案、毕业照片，学位册于10月底前归档。

（三）招生录取名册、新生花名册于11月底前归档。

（四）科研课题档案于项目评审验收后两个月内归档，基建档案应当在项目竣工合格，审查完毕后三个月内归档。

（五）移交和接收档案必须严格履行手续，填写《档案（资料）移交清单》，一式两份，交接双方签字盖章后各存一份。

第十条对散存在各单位的历年归档材料参照此办法归档。

第三章附 则

第十一条 本实施细则学校授权由档案馆负责解释。

第十二条 本实施细则自公布之日起施行。

附件一.卷内目录（全引）

附件二.备考表