第一章总则
第一条为加强对我校档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为学校建设特色鲜明、国内一流的高水平示范性本科职业高校和社会主义现代化建设提供良好服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《山西省档案管理条例》的规定，结合我校实际，特制定本办法。
第二条本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对师生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条档案记录历史、传承文明，是现代人了解历史、研究历史的宝贵财富。档案工作是维护历史真实面貌的重要事业，是高等学校重要的基础性工作，学校应把档案工作纳入总体发展规划和年度计划，在人员配备、经费投入上给予保证。
第四条学校档案馆是学校档案工作的归口管理部门，应严格执行国家、学校的有关规定，确保档案实体安全，严守档案秘密，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
第五条学校各部门、各学院及直属各单位等系统（以下统称学校所属机构）在工作活动中形成的各种门类、不同载体的档案，均由档案馆集中统一管理，以确保档案完整、准确、系统和安全，便于档案信息资源的综合开发利用，实现资源共享。
第二章档案管理体制和任务
第六条学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的副校长协助校长负责档案工作。
第七条学校成立档案工作委员会，协调、检查全校档案工作。校档案工作委员会由分管档案工作的副校长任主任，设副主任若干名，委员由有关学校所属机构负责人担任。
第八条档案馆是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。其管理职责是：
（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
（三）负责建立、健全学校档案工作网络，做好学校所属机构的立卷归档指导和档案分室的业务指导，开展学校档案工作人员的业务培训；
（四）负责接收、征集、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；
（五）保守档案秘密，确保档案实体安全，维护档案的完整、准确、系统；
（六）做好“防火、防盗、防虫、防霉、防鼠、防强光及温湿度控制”等档案实体的保护工作，最大限度地延长档案寿命；
（七）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（八）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（九）开展档案的开放和利用工作；
（十）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
（十一）参加国内外档案学术研究和交流活动；
（十二）围绕学校中心工作，完成校领导交办的其他任务。
第九条学校档案工作实行统一领导。学校所属机构可根据实际需要，经学校批准设立档案分室，管理本部门档案，业务上接受校档案馆指导、监督，并定期向校档案馆移交档案。
第十条档案工作是衡量和检查学校所属机构工作质量、管理水平的重要标志。学校所属机构应将档案工作列入本部门的议事日程，加强领导，将立卷归档工作列入本部门有关人员的职责范围，并作为检查、考核其工作业绩的重要依据。
第十一条学校所属机构档案工作的主要职责是：
（一）认真组织本部门人员学习《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等档案法律法规，根据学校档案工作的有关规定，按照《山西工程科技职业大学部门档案归档范围和保管期限表（试行）》的要求，完整、规范、按时完成本部门纸质文件材料和电子文件的立卷归档工作；
（二）根据本部门立卷归档的工作量配备相应兼职档案工作人员，并将有关档案设备、装具及档案业务培训等所需经费列入本部门的年度预算。
第十二条学校专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十三条学校专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十四条学校对长期接触有毒物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇。
第三章档案收集
第十五条学校所属机构分管档案工作的负责人，应将涉及相应范围的各类载体的档案材料归档工作列入自己的职责范围，督促检查本部门专（兼）职档案员做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作都有完整、准确、系统的纸质文件材料和电子文件材料归档保存。
第十六条学校实行档案材料形成部门、课题组立卷制度。由立卷人按纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排页号或件号，制作卷内目录，在部门预立卷系统进行信息著录、电子文件上传，交本部门档案工作人员检查后向校档案馆移交。校档案馆应派人指导立卷工作。
第十七条学校实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。各类文件材料的归档范围和保管期限规定按照《山西工程科技职业大学部门档案归档范围和保管期限表（试行）》执行。
第十八条部门立卷归档分工为：全校性、综合性的材料由党委办公室（组织部）、校长办公室（内审部）负责立卷归档，其余均按职能部门分工负责相应门类材料的立卷归档。立卷归档涉及多个部门的大类由文件的主办部门归档，其他部门协办。
第十九条学校所属机构立卷归档的文件材料，应符合下列要求：
（一）归档的文件材料应当齐全完整。已破损文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《山西工程科技职业大学归档电子文件管理实施细则（试行）》执行。
（二）归档的文件材料，应遵循文件之间的形成规则，保持文件之间的有机联系，区分保存价值，分类组卷。
（三）纸质归档文件应用纸规范、质地优良，字迹清楚、耐久，严禁用圆珠笔、红笔、铅笔等不耐久笔书写。
（四）档案信息著录时应案卷标题简明确切，文件登记时信息录入应符合规范要求，电子文件上传应符合规定格式。
第二十条归档时间及手续：
（一）党政类和能按自然年度归档的文件材料应在次年六月底前归档。
（二）教学类和能按教学年度归档的文件材料应在当年年底前归档。
（三）科研、专题性和成套性档案，应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；重大活动档案应在活动结束后一个月内归档。
（四）接收档案必须履行相关手续，填写移交清单，一式两份，写明移交内容、移交数量、移交时间，交接双方必须签名盖章；
（五）随时接收上级规定应接收的档案。
第二十一条学校师生员工在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何个人不得据为已有。
第二十二条学校师生员工在其非职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。对个人向档案馆捐赠有价值档案的，学校将予以奖励。
第四章档案管理
第二十三条档案馆根据《山西工程科技职业大学档案实体分类方案（试行）》对馆藏档案进行分类、编号、排列上架、编制检索工具；根据档案的保密程度，确定不同的利用范围，建立档案借阅和审批制度；做好档案的利用效果登记。
第二十四条档案馆要改进和采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或字迹褪色的档案，应当及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。要建立和健全库房管理制度，落实防火、防盗、防虫、温湿度控制等安全措施，确保档案安全。
第二十五条档案馆要建立档案统计、检查制度，定期对档案的接收、整理、保管利用和馆内各种数据情况进行检查和统计。
第二十六条档案馆要组织做好档案鉴定工作。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，编制清册，报主管校领导审批。销毁时应由山西省涉密载体销毁中心监销，校有关部门派人参加，并在会签单上签名、盖章。
第二十七条档案信息是学校管理信息的重要组成部分。档案馆是学校信息化建设的重要部门。档案信息化管理系统作为学校信息系统的重要部分，要不断改进和完善，以实现档案信息资源共享。
第二十八条为加强档案信息系统的基础建设，各单位应积极推行档案信息化管理，按照档案馆统一规定的机读文件目录格式建立档案数据库。
第五章档案利用
第二十九条档案馆工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用，当好学校领导、有关部门的参谋和助手，积极发挥档案的信息功能，提高档案利用率。
第三十条档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。 凡需利用馆藏档案者，均应按规定办理审批或利用登记手续。
档案馆应当为学校和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或商业目的的，可按规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应当无偿和优先提供利用。
第三十一条查阅、摘录或复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密的，应经学校保密办公室批准。
第三十二条对于重要、珍贵的档案，档案馆一般不提供原件，如有特殊需要，应当经档案馆负责人批准。
加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十三条为高效快捷提供档案利用，档案馆应根据学校需要，有计划、有步骤地对档案资料做好编研工作，并积极参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志任务，为学校教学、科研、管理与领导决策提供有价值的参考资料。
第六章考核与奖罚
第三十四条学校建立档案工作检查、考核、评估制度。校档案工作委员会不定期对各立卷部门的档案工作组织考评，对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的、珍贵的档案捐赠给学校档案馆的；
（五）同违反档案法律法规的行为作斗争、表现突出的。
第三十五条有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；涉嫌犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档、拒绝归档或者将档案据为已有的；
（六）其它违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第七章附则
第三十六条本办法由学校授权档案馆负责解释。
第三十七条本办法自公布之日起执行。
