为了进一步规范学校档案归档工作，在调研部分二级学院档案整理过程中存在的共性问题基础上，档案馆及时将存在的问题以书面解答的方式形成说明，并对照已下发的二级学院《档案归档范围和保管期限》的内容再次细化梳理，于5月27日上午举办“二级学院兼职档案员业务培训会”。培训会由档案馆（校史馆）第一负责人白锋主持，档案馆综合档案室和办公室相关人员及学校20个学院的兼职档案员参加了本次培训会，培训活动在行政楼902会议室举进行。

白锋首先介绍档案馆负责档案接收工作的人员具体分工安排况，以便更好的服务指导各二级学院档案归档整理工作。强调档案的留存与利用在学校发展建设过程的重要意义，尤其是学校刚刚成立，各学院经过整合融合后所有工作形成的档案都是第一批档案原始记录资料，使其成为有价值的档案意义重大。同时，将在设备工程学院调研过程中掌握的《档案整理工作具体分工表》，印发给与会的每一位兼职档案员做参考，以明确二级学院档案案形成的部门和责任人，方便兼职档案员收集档案的工作效率与质量。建议大家通过第一次档案收集、整理，将归档工作进一步细化，融入日常工作中，从而规范档案归档工作。

本次培训邀请兰台咨询公司项目负责人程老师，为全体人员讲解档案整理过程中的基本要点和概念。程老师介绍了档案整理的基本步骤，包括对文件如何进行前期处理、修复，收集回的文件如何进行分类、排序、编页码，后期如何进行移交等。针对各学院档案种类多的情况，程老师对照《山西工程科技职业大学归档范围和保管期限表（试行）》，为大家进行了简要的举例、说明，详细解读了档案中按“件”和“卷”整理的内涵，以及如何组卷的方式与内容。档案馆专职档案员还就大事记、毕业论文、声像档案等具体档案归档要求做了说明。

培训最后进行交流答疑环节，档案馆专职档案工作人员认真解答了各学院在档案整理过程的具体中问题，并对需要协调院与职能部门间有关档案归档问题进行了交流、探讨，为进一步规范我校档案归档提供很好思路，本次培训取得了预期的效果，为推进我校2021年档案规范归档起到积极作用。

                                                                         档案馆（校史馆）

                                                                          2022年5月27日