第一条为确保重大活动与校级会议档案材料的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《山西省重大活动档案管理办法》（山西省人民政府令第245号）等法律法规，制定本办法。

第二条本办法所称重大活动是指涉及学校党、政、工、团、教学、外事、文化、体育、科研、卫生、后勤等方面具有重要影响，规模较大的活动。

（一）上级领导来本校视察工作；

（二）外国专家、友人、上级领导来本校参观访问；

（三）外国专家、国家和省内知名人士来本校讲学、讲座；

（四）学校教学评估活动；

（五）校庆；

（六）德育示范；

（七）精神文明建设；

（八）等级、标准认证；

（九）全校教学竞赛评比活动；

（十）军训；

（十一）学校建筑物的奠基、竣工、拆除仪式；

（十二）校园文化艺术节活动；

（十三）学校领导、专家等参加国家及省级重要会议；

（十四）学校领导、专家等出国参观、考察或访问；

（十五）学校举办或二级学院独立或联合举办的有重要影响的活动；

（十六）学校承办（参加）国家级（省级）技能（创新创业）大赛等的活动，以及参加国家（省）级运动会；

（十七）有重大影响的其他活动。

第三条本办法所称学校级会议，指的是以学校名义召开、举办的党、政、工、团、教学、专业等各种会议，主要包括：

（一）党员代表大会；

（二）团员代表大会；

（三）职工代表大会；

（四）中层干部会议；

（五）全校教学工作会议；

（六）各种专业会议；

（七）开学典礼、毕业典礼；

（八）学士学位授予会议；

（九）评优、评先、表彰会议；

（十）教职工会议；

（十一）上级在我校召开或由我校主办的会议；

（十二）学校运动会；

（十三）校级其他会议。

第四条本办法所称重大活动与校级会议档案材料，是指重大活动与校级会议中直接产生形成的具有保存价值的各种门类和载体的原始记录。主要包括以下内容：

（一）重大活动中形成的报告、方案、计划、总结、日程安排、领导讲话、题词、简报、宣传报道文字性材料，贴画、画册等；

（二）重大活动中形成的照片、录音、录像、光盘、磁盘等材料；

（三）评审认证活动形成的评审材料以及奖状、证书等；

（四）国际友人、来宾赠送的纪念品、纪念册等；

（五）重大活动中形成的其他具有保存价值的、应当归档材料；

（六）校级会议形成的会议报告、方案、议程、总结、会议指南、讲话、纪要、决议、宣传报道文字材料；

（七）会议形成的录音、录像、照片，磁盘、光盘等材料；

（八）会议形成的奖杯、奖状、锦旗、证书等；

（九）校级会议形成的一整套档案材料。

第五条重大活动与校级会议档案管理工作遵循加强督导、统一协调、各负其责、完整收集、集中管理、有效利用的原则。

第六条学校档案馆负责领导、监督、指导全校重大活动与校级会议档案管理工作。

档案馆应当加强与重大活动及校级会议的主办部门、协办部门的联系，随时掌握重大活动与会议的进程、动态及相应档案的形成情况，协调、督促、指导各部门及时收集齐全各种门类和载体的档案。

档案馆必要时可派档案人员直接参与重大活动及会议，采用录音、摄影等技术直接记录重大活动的主要过程，收集重大活动的声像档案。

第七条重大活动与校级会议一经确定，主办和协办各部门，应指定专人或兼管人员负责重大活动与校级会议档案材料的收集、整理工作，并及时通知档案馆派人进行监督、指导。

第八条重大活动与校级会议结束后，主办部门应将各种档案材料收集齐全，系统整理，协办部门形成的相关档案材料向主办部门汇交。在十日内由主办部门向档案馆交接归档。临时机构承办的，其档案由临时机构负责收集、整理，在十日内或临时机构停止办公之前移交档案馆，并填报《重大活动与校级会议档案登记表》（附件1）与《档案资料移交清单》（附件2）。档案馆应派人对重大活动档案与校级会议档案进行核查，确认归档的档案齐全完整后，办理登记移交手续。《重大活动与校级会议档案登记表》、《档案资料移交清单》一式二份，由主办部门和档案馆分别保存备查。

第九条对在重大活动与校级会议档案收集归档工作中做出突出贡献的部门和个人，档案馆应当给予表彰和奖励。

第十条为保证维护重大活动与校级会议档案的完整、安全，依据国家和山西省档案法律法规，对下列行为之一的，由档案馆报呈学校责令其限期改正，逾期未改正的给予通报批评；对直接负责的主管人员或其他直接责任人员，予以行政处分。

（一）不按规定形成、积累重大活动与会议档案的；

（二）不按规定移交归档重大活动与会议档案的；

（三）不按规定办理重大活动与校级会议档案的；

（四）重大活动与校级会议档案归档不齐全，不完整或损毁的。

第十一条本办法由学校授权档案馆负责解释。

第十二条本办法自公布之日起执行。

附件一.《重大活动与校级会议档案登记表》

附件二.《档案资料移交清单》