第一章 总则
第一条 为切实加强学校学生档案管理工作，促进学生档案管理工作的规范化、标准化、科学化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在教育、管理与就业工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《山西省档案管理条例》、《山西工程科技职业大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合本校实际情况，特制定本管理实施细则。
第二条 本实施细则所称的学生档案，是指在校学生从参加高考、录取入学到毕业期间形成的，反映具有山西工程科技职业大学学籍的学生本人德、智、体、美、劳及家庭政治、经济等方面状况的个人档案材料，是国家和社会选拔录用人才的重要参考依据，是学校档案的重要组成部分。
第三条学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关档案工作和保密工作的法规和制度，确保学生档案的完整、准确与安全。学生档案管理相关部门（招生、学籍管理、培养管理、学生管理、组织、学位管理、就业指导与服务等）要将学生档案管理工作纳入重要议事日程，学生档案管理人员应具有较高的政治素质和业务素质。
第四条 学生档案管理要有良好的保管利用条件，有专门的管理机构、专门的档案库房和规范的档案装具。学生档案库房应保持适宜的温度和湿度，以利于学生档案的有效保管。
第五条 学校对全校学生档案管理工作实行考核和评估，对表现突出的单位和人员给予表彰奖励。凡有违反有关档案管理规定，在工作中存在失职、渎职行为，造成学生档案缺失、遗失、泄密等危害和损失的，视其情节轻重，给予严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》等有关法律法规构成犯罪的，要追究当事人法律责任。
第二章 学生档案管理体制
第六条 学校对全日制普通高等教育学生（含本科生、专科生）档案采用统一集中管理的管理模式，建立校、院两级学生档案管理运行机制。
第七条 档案馆是对全校学生档案管理工作组织与协调的职能部门，同时负责全日制普通高等教育学生档案的集中管理业务。
第八条 学校与国内和国（境）外高等学校或科研机构联合培养的学生，凡学籍在山西工程科技职业大学的学生档案，其档案由学校档案馆管理；学籍不在山西工程科技职业大学的学生档案，档案由其学籍所在单位管理。
第九条 山西工程科技职业大学各附属学校是具有独立法人资格的办学实体，其学生档案不属于学校档案管理范围，可以接受学校档案馆的指导，参照本实施细则单独进行管理。
第三章 学生档案管理职责
第十条 本章及以后章节管理细则主要适用于学校全日制普通高等教育学生档案管理，其他各类学生档案管理参照本章管理办法执行。如无特殊说明，本章及以后章节中学生档案专指全日制普通高等教育学生档案。
第十一条 档案馆负责全校学生档案管理的组织协调，具体承担全日制普通高等教育学生档案的集中管理工作，其主要职责：
（一）制定和完善学生档案管理规章制度。
（二）负责学生档案的收集、鉴别、整理和集中保管工作。
（三）为有关部门提供学生档案的查阅、借阅、政审等服务工作。
（四）为学生提供和本人学生档案材料有关的证明服务工作。
（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作。
（六）做好学生档案分析统计工作。
（七）牵头负责毕业生档案转递工作。
（八）做好学生档案的去向查询服务工作。
（九）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度。
（十）办理其他学生档案有关事项。
第十二条 有关学生职能部门和学生所在学院工作职责：
学生工作部、教务部、产教融合部等有关学生职能部门和学生所在学院是学校学生档案材料形成部门。各单位应确定一名学生档案工作分管领导，确定若干学生档案专职或兼职管理人员负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。
（一）学生工作部、教务部等有关学生职能部门做好学生在校期间人事档案信息和学业档案信息的收集、整理工作。
（二）产教融合部向档案馆提供毕业生的毕业派遣与档案转递信息。
（三）各学院负责新生档案的统一接收、汇总、整理和移交工作，以及学生在校期间档案材料的收集、整理、归档工作，协助档案馆做好毕业生档案的相关装档、转递工作。其中，各学院分管学生工作的党委（总支）副书记负责学生人事档案有关工作，分管教学的副院长负责学生学业档案有关工作。
第四章 学生档案归档范围及要求
第十三条 学生档案的归档范围主要包括：
（一）入学前档案材料。
1.入学材料：招收入学的参加普通高考学生档案材料，一般包括高中学籍卡、高中毕业生登记表（或中学生发展报告）等材料(详见附件一)。招收入学的参加对口升学的学生档案材料，一般包括职业高中或中专及专科学校的学生档案全部材料。
2.工作材料：一般指招收入学前有工作经历的，本人参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等个人人事档案材料。
3.其他有关材料。
（二）学生报考和录取材料。
如考生报名登记表、考生体格检查表、考生志愿表、各类加分审批材料等。
（三）在校期间人事档案材料。
1.入学录取通知书。
2.入学体检表、复查体检表、毕业生体检表、其他类体检表等。
3.入学登记材料：学生学籍登记表等。
4.奖励或处分材料：含校级及以上各类奖励登记表（审批表）或证明文件等奖励材料；校级处分决定或免予、撤消处分意见，触犯国家法律等形成的各类处分材料（警告以上处分材料）。
5.毕业有关材料：高校毕业生登记表、《全国普通高等学校本专科毕业生就业通知书》等材料。
6.其他人事档案材料：包括相关鉴定、考核、考察等材料。
（四）在校期间学业档案材料。
1.在校学习有关材料：学生各学习阶段（含主修、选修、辅修）成绩登记表表、学位授予证明、学籍异动（退学、结业、肄业、休学、复学、转学、保留入学资格等）材料。
2.其他学业档案材料：包括参加学生省级以上学习竞赛、职业技能竞赛及创新创业活动等成果的鉴定材料、创新教育学分认定资料、参加与国内外其他高校联合培养计划的学习材料；因公出国（出境）审批表、备案表，在国（境）外学习成绩单、鉴定、获得学位等材料。
第十四条 学生档案管理人员要认真鉴别收集的材料，属于归档范围的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚、对象明确，具有形成材料的日期，同时应有承办单位或个人署名，经组织审查盖章后归档。归档材料应当是原件，特殊情况存入复印件的，应当在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。
第十五条 学生档案材料的纸质载体统一使用A4规格的办公用纸，不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水书写，也不能用复写纸复写。
第十六条 新生档案的收集、归档程序：
（一）教务部在对新生入学资格进行复查合格后，负责新生的学籍注册，按专业分班和编制学号。各学院负责新生档案的统一接收和汇总。
（二）各学院按教务部有关要求将学生档案按专业、班级、学号登记造册，填写由档案馆统一印制的《学生档案清单》（附件1），完成新生档案收集整理工作。
（三）教务部在向教育部电子注册通过后１个月内向档案馆提供新生正式注册名册（含纸质材料和电子文本）。
（四）各学院在新生报到注册后６个月内向档案馆移交按专业、班级、学号编制的学生档案，同时填写《学生档案移交清单》（附件2），移交清单一式两份，交接双方各执一份。
（五）档案馆按教务部提供的新生正式注册名册对各学院移交的档案经逐袋签字确认后接收，按照学院、专业、班级分类进行管理。
（六）教务部在学生报到注册后，通过国家电子注册前发生的招生信息变更，在新生入学审查结束后报送档案馆。
（七）学生在通过国家电子注册后发生学籍变更，教务部应在20个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。各学院应将变更学籍学生在学籍变更中形成的档案移交档案馆。
第五章 学生档案的保管和利用
第十七条 休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。复学后，档案馆应及时将其档案重新归入在校生档案。
第十八条 推迟毕业的学生档案，每学年在接到教务部通知后，档案馆按照学院、专业、班级进行分类管理，同时在原来的登记名册上注销并说明原因。
第十九条 退学学生的档案，按规定将其档案转回其生源所在地人事部门保管。
第二十条 学生在受刑事处分和-期间，其档案由学校档案馆代为保管。刑满释放、解除劳教的，其档案按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第二十一条 出国不归、失踪、逃亡的学生档案由学校档案馆作为遗留档案保管。
第二十二条 对于部分学生（如国防生学生）档案，按照国家和学校有关部门的要求实行分类保管。
第二十三条 查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严格实行查阅登记制度，严禁涂改、抽取、撤换档案材料。
第二十四条 查阅学生档案的程序：
（一）各学院只能查阅本学院的学生档案。凡到档案馆查阅学生档案，需经所在学院分管学生档案工作领导签字盖章后，由学生档案专职或兼职管理人员或所在班级辅导员查阅。
（二）外单位查阅学生档案，应提供其单位介绍信并经学生所在学院分管学生档案工作领导签字盖章批准后方可查阅，由学院相关工作人员陪同查阅。
（三）学生本人原则上不能查阅自己的档案材料。如确需查阅本人档案，查阅鉴定类档案材料的，须经所在学院主管领导签字盖章后，由学生档案专职或兼职管理人员或所在班级辅导员查阅。查阅非鉴定类档案材料的，须持学生本人有效身份证件，由档案管理人员查阅提供相关证明。
第二十五条 学生档案一般不外借。特殊情况必须借出使用的，需经学生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准，且限期归还，严禁传阅和转借他人。
第二十六条 学生未毕业或取消学籍前，原则上不得将学生档案提前转递到其他单位或部门。因特殊情况需将学生档案提前转递到其他单位或部门的，需经学生工作部、学生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准，方可办理档案提前转递。
第二十七条 查阅在校学生档案，不得收取任何费用。因个人原因需要出具相应证明者，严格按照学校有关标准要求执行。
第六章 毕业生档案的转递
第二十八条 由档案馆牵头负责，教务部、学生工作部、产教融合部和校长办公室协助，各学院参与，共同完成毕业生的档案转递工作。
第二十九条 毕业生档案转递的工作程序：
（一）产教融合部在毕业生派遣前至少５个工作日向档案馆送交毕业生派遣及毕业生档案投递信息（含纸质材料和电子文本，包括有省、自治区、直辖市以及其它城市、单位等详细信息的档案投递地址），并及时将毕业生改派动态信息通知档案馆。
（二）在每年毕业生派遣前半个月内，由各学院负责把每位毕业生所有应归档的材料（含毕业时形成的档案材料和在校期间没有及时归档材料）按照第十四条的规定和第十五条的要求进行鉴定，按专业分类和学号进行排序。
（三）经档案馆工作人员和学院有关人员将毕业生入校前档案（含学生报考录取材料）和在校期间形成的档案材料（含毕业时形成的档案材料）共同审核无误后，装入毕业生专用档案袋，将档案袋密封，并加盖档案密封专用章。
（四）档案馆根据有关寄送规定，严格按照产教融合部提供的毕业生档案详细投递地址，将毕业生档案及时寄送到毕业生就业部门的档案保管机构。
第三十条 毕业生档案转递的有关规定：
（一）学生档案应通过邮政部门投递，不能走其他快递公司邮寄，一般情况不得由学生本人自带。
（二）个别特殊情况下确实需要专人送取时，必须经档案馆审核同意后，档案接收部门工作人员应执正式介绍信和本人工作证办理相关手续。
（三）转出的毕业生档案必须做到准确、完整、齐全，不得扣留或增加任何材料。
（四）转出的毕业生档案必须按"山西工程科技职业大学档案馆转递人事档案材料通知单"的项目详细填写，严密包封。
第三十一条毕业生档案转递时与山西省邮政部门联系进行转递，转递产生的的相关费用由校长办公室统一负责。
第三十二条 毕业生档案原则上不缓寄。对于少数毕业生确因特殊情况需档案暂缓转递的，需学生本人提供书面申请，并出具档案接收单位档案暂缓转递的情况说明，经毕业生所在学院主管领导和档案馆领导签字批准后方可缓寄，缓寄期限一般不超过一年。每年6月，学院与档案馆共同清理暂缓转递的毕业生档案。
第三十三条 凡因各种原因更换了派遣单位，需重新转递档案的，学生须到产教融合部办理毕业生改派手续，再凭新的就业通知书和改寄档案证明到档案馆办理更新转递档案事宜。
第三十四条 毕业生报到后须在３个月之内到单位核查自己的档案。如档案未到，可直接与学校档案馆联系、查询。按机要件递送的学生档案自交寄之日起一年内，机要局受理查询，逾期机要局将不再受理查询。
第七章 附 则
第三十五条 本实施细则学校授权由档案馆负责解释。
第三十六条 本实施细则自公布之日起执行。
附件一.山西工程科技职业大学学生档案清单
附件二.山西工程科技职业大学学生档案移交清单
