第一章总则

第一条为了适应山西工程科技职业大学信息化建设需要，规范电子文件归档管理工作，维护电子文件的真实性、完整性和有效性，确保电子文件的安全和信息可用性，充分发挥电子文件的凭据参考作用，加强电子文件的管理和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）及《山西工程科技职业大学档案管理办法（试行）》等有关法律、法规和文件精神，结合学校实际情况，特制定本管理实施细则。

第二条本实施细则所称的电子文件，是指学校在招生、教学、科研、建设、管理等活动中，在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘、硬盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件，是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条电子文件一经产生，必须严格按要求妥善管理，确保其不散失、不损坏、不失真，实行集中统一管理。各部门必须定期通过校园网或以磁盘、光盘等方式归档电子文件。

第四条档案馆负责对学校各级各类电子文件进行接收、收集归档和统一管理。

第二章 电子文件的归档

第五条 归档范围：

（一）文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等。

（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。

（三）图形文件：采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，收集时应注意其对设备的依赖性问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

（四）影像文件：用视频采集卡、数码摄像机等视频设备获得并经计算机处理的动态图像文件。

（五）声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件。

（六）计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

（七）数据库文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。

（八）超媒体链接文件：指用计算机超媒体链接技术制作的文件。

第六条归档要求：

（一）严格的管理制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。

（二）对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

（三）归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。

（四）具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。

（五）应保证电子文件的凭证作用，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。

（六）电子文件尽量采用通用文件格式，否则应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件或其软硬件环境和相关数据。

第七条归档方式：

（一）逻辑归档：通过校园网络，实现电子文件网络化归档。

（二）物理归档：通过存储介质，向档案馆移交脱机电子文件归档。

第八条归档时间和移交手续：

（一）归档时间：逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。用物理归档方式归档的电子文件与各部门的纸质档案归档时间相同。

（二）移交手续：归档电子文件材料应做到数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致。检验合格的电子文件，移交部门和档案馆分别填写《山西工程科技职业大学归档电子文件登记表》（附件1）和《山西工程科技职业大学归档电子文件移交、接收检验登记表》（附件2）交接双方在登记表上签字生效，登记表一式两份，双方各执一份。

第三章 电子文件的保管与利用

第九条保管与利用：

（一）归档载体应做防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

（二）归档载体应装盒，竖立存放，防磁、防尘、防有害气体等。

（三）环境温度控制范围是17℃—20℃，湿度控制范围是35%—45%。

（四）定期对电子文件进行检查。

（五）归档的电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位和个人不得擅自复制电子文件。

（六）利用时使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应采取身份认证、权限控制等安全保密措施，并遵守国家有关保密规定。

（七）归档电子文件的销毁需编制销毁清册，并报本单位主管领导批准。

（八）非保密电子文件可进行逻辑删除。属于保密范围的电子文件被销毁时，如存储在不可擦除载体上，须连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

第四章 附则

第十条 基本术语解释：

（一）电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

（三）逻辑归档：指将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门，在归档工作中，电子文件存储格式和位置暂时保持不变。

（四）物理归档：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（五）实时捕获：对电子文件进行实时收集和存储的方法与过程。

（六）背景信息：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

（七）电子文件元数据：是指描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程并可为计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。

（八）真实性：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。

（九）完整性：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（十）有效性：是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。

（十一）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值。

（十二）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。

第十一条 本实施细则由学校授权档案馆负责解释。

第十二条 本实施细则自公布之日起执行。

附件一.《山西工程科技职业大学归档电子文件登记表》

附件二.《山西工程科技职业大学归档电子文件移交、接收检验登记表》