各二级学院：

根据档案馆（校史馆）总体工作部署，现将我校2024级新生档案接收工作安排如下，请各相关二级学院按要求整理，并及时将2024级新生档案交回档案馆（校史馆）学生档案科。

一、时间安排

（一）清查完善整理学生档案

2024年9月15日—2024年10月7日，各二级学院新生辅导员收集、清查、整理新生档案，并通知2024级新生补齐缺失的档案材料，确保每位学生档案完整。

（二）收集档案

1.新生档案收集时间

2024年10月8日—2025年6月31日

2.以班级为单位，将新生档案移交至档案馆（校史馆）学生档案科。

二、相关要求

（一）清查并完善原始档案

1.请各位新生辅导员收齐所带班级的学生档案，主要有以下六项，缺一不可：

①入学前学校档案材料（升学前原学校学生档案）；

②考生报名登记表；

③考生信息表

④考生体检表

⑤考生电子档案（个别有）

（②③④⑤项材料为报考我校时的信息表）

⑥录取通知书（山西工程科技职业大学录取通知书）

2.请勿拆封入学前学校档案袋，保持密封状态，如需拆封档案袋，请联系档案馆（校史馆）学生档案科。

3.请将学生档案各自装入我校学生档案袋内，（2024年9月15日起到档案馆（校史馆）学生档案科领取工科大学生档案袋）并认真填写好档案袋上面的学生个人基本信息和材料清单。

4.请将学生档案以班为单位、按学号顺序排列，并填写学生档案移交明细表（见附件）。学生档案移交明细表一式两份，学生档案科和辅导员各执一份，学生毕业时交回学生档案科。

5.转校、转专业的学生档案归入所就读的班级管理，借读生档案归入所注册的班级管理。转校生需提供转学审批表原件和加盖原录取学校档案部门公章的“新生录取花名册”复印件。

6.没有入学前学生档案、录取通知书的学生请在移交明细表上备注，并由学生本人确认签字，尽快查找落实交回。

7.请各位辅导员注意收集、妥善保存学生在校期间的各类材料原件，以备学生毕业时留档待装。

8.党员档案、团员档案不含在学生档案中，无需转交学生档案科。

（二）收集档案

1.各辅导员请将电子版学生档案移交明细表，以学院、班级为单位统一发送至邮箱597723787@qq.com，纸质版（加盖公章）随学生档案移交至档案馆（校史馆）学生档案科。

2.各学院在收集整理学生档案时，要仔细检查档案袋表征。档案开口、破损、无密封或无密封章的，不予接收。

3.对于不符合要求的档案，学生档案科一律不予接收。

4.学生档案具体移交时间和事宜请提前预约李镜波老师。

总负责人：彭娟 联系方式：13453285330

负 责 人：李镜波 联系方式：13303417163

三、未尽事宜请致电档案馆（校史馆）学生档案科咨询。

附件：《山西工程科技职业大学学生档案移交明细表》

                                                                                                   档案馆（校史馆）

                                                                                                   2024年9月10日